Автоматизация делопроизводства и документооборота на платформе DocsVision

Решения на платформе DocsVision позволяют решить следующие задачи управления документами и процессами:

• Автоматизация документооборота и архива документов;
• Автоматизация управленческих процессов;
• Поддержка современных методик управления в концепции информационного менеджмента: управление качеством, процессное управление, управление знаниями;
• Синхронизация бизнес-процессов и документооборота в ваших филиалах и отделениях, в том числе в других городах и странах.

Приложение «Делопроизводство»

является частью системы DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Приложение DocsVision «Делопроизводство» предназначено для автоматизации электронного документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Целью внедрения приложения является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:

• повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
• повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• сокращение времени поиска документов и другой информации;
• сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Приложение позволяет реализовать автоматизацию следующих процессов:

• регистрация документов;
• управление процессами обработки документов;
• исполнение и контроль исполнения документов;
• создание электронного архивов документов;
• управление сопутствующей справочной информацией.

Приложение «Делопроизводство» позволяет организации автоматизировать работу с документами, двумя основными задачами которой является регистрация и последующая обработка документов. При этом приложение обеспечивает совместное хранение учетной информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа и его текстовой версии в стандартных карточках документов, а также берет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения. Кроме того, приложение обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.

Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:
 

• разработка проекта документа;
• согласование документа;
• визирование документа;
• назначение резолюций;
• согласование резолюций;
• исполнение резолюций;
• назначение поручений по резолюции;
• контроль исполнения резолюций и поручений;
• массовое ознакомление исполнителей с документом;
• назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;
• свободная маршрутизация (рассылка) документа;
• отслеживание местоположения документа;
• сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);
• поиск документа в системе.

Приложение «Управление процессами»

является составной частью программного продукта DocsVision и представляет собой систему управления бизнес-процессами (СУБП).

Бизнес-процесс в организации — это упорядоченная в соответствии с целями и правилами деятельности организации совокупность работ и заданий с указанием их начала и конца и точным определением входов и выходов. Поэтому прежде чем автоматизировать бизнес-процесс необходимо его формализовать. Для этого следует определить событие, которое будет служить сигналом к активизации бизнес-процесса, основные этапы процесса и их продолжительность, а также перечень работ, выполняемых на каждом этапе, исполнителей, осуществляющих эти работы, контролеров, отвечающих за качество выполнения работ, и точку, по достижении которой бизнес-процесс будет считаться завершенным. Результаты отдельных работ и процесса в целом как правило отражаются в созданных или измененных электронных документах, поэтому для создания полноценной системы электронного документооборота предприятия, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.

После того как собрана вся необходимая информация, производится поэтапное описание бизнес-процесса при помощи инструментария приложения «Управление процессами». Такое формализованное описание включает в себя обнаружение событий, происходящих во внешних (по отношению к приложению «Управление процессами») системах и являющихся сигналами к запуску определенного бизнес-процесса для его обработки при помощи создания заданий для определенных исполнителей и контроля за выполнением этих заданий со стороны ответственных лиц. Реализация описанных действий производится при помощи мощных встроенных средств, обеспечивающих взаимодействие с внешними системами и позволяющих обрабатывать объекты этих систем для организации непрерывных и последовательных логических процессуальных цепочек. Таким же образом с помощью приложения "Управление процессами" может быть реализован и бизнес-процесс во внешней системе, не имеющей у себя собственных средств автоматизации бизнес-процессов.

Инструментарий приложения позволяет оптимизировать автоматическое управление бизнес-процессами при помощи следующих механизмов:

• создание библиотеки шаблонов бизнес-процессов обработки и движения информации в организации;
• исполнение и мониторинг бизнес-процессов, а также внесение изменений в реальном времени;
• комбинация элементов жесткой, условной и свободной маршрутизации документов;
• программное расширение процессов обработки;
• включение в процессы обработки объектов внешних систем и документов системы DocsVision; обмен информацией и документами с прикладными системами;
• синхронизация нескольких процессов обработки электронных документов по времени и по событиям;
• динамическое изменение процесса обработки в зависимости от событий, возникающих в процессе обработки.

В базовой редакции DocsVision приложение "Управление процессами" поставляется в конфигурации Runtime. Конфигурация Runtime позволяет исполнять бизнес-процессы, загруженные в систему, но не позволяет создавать или редактировать новые бизнес-процессы.

Взаимодействие DocsVision с другими системами

DocsVision обладает всеми возможностями платформы информационного менеджмента, предоставляя средства управления не только управленческими документами, но и технической и финансовой документацией, в том числе с доступом к данным учетных систем через механизм шлюзов.

Автоматический перенос информации из документов в учетную систему предприятия и наоборот, для чего служат модули интеграции с самыми распространенными системами:

• Электронная почта Microsoft Exchange Server;
• Общие папки с документами на файл-сервере;
• Портал и узлы Microsoft Office SharePoint Server;
• Система финансового управления Microsoft Dynamics AX (Axapta);
• Система управления предприятием 1С:Предприятие 8;
• Запуск процесса в DocsVision при появлении определенной информации (письма, счета, поручения) в другой системе;
• Средства настройки, модификации и разработки собственных решений на базе DocsVision.

Типичные проекты, реализованные на DocsVision

Крупная или средних размеров компания:

• Автоматизация делопроизводства;
• Архив с управлением доступом;
• Управление оборотом сервисных заявок;
• Договорной процесс.

Центральный, региональный, муниципальный орган власти:

• Электронный архив, обработка входящих и исходящих документов, контроль исполнения;
• Административное делопроизводство;
• Организация межведомственного управления;
• Общественная приемная (Интернет).

Банк, страховая и инвестиционная компания:

• Автоматизация документооборота в процессах кредитования, страхования и  инвестиционной деятельности;
• Ведение электронного архива по заемщикам и страхователям;
• Управления бизнес-процессами инвестиционного проектирования.